会社の文書をPDF化するメリットと活用法

はじめに

ビジネスにおける文書管理は、業務効率や情報共有の面で非常に重要です。しかし紙の書類は保管スペースを取り、検索や共有にも手間がかかります。近年ではテレワークの普及や法制度の改正も相まって、社内資料のデジタル化、特にPDF形式での保存が注目されています 。

PDF（Portable Document Format）は、紙に印刷した状態そのままに電子保存・表示できるファイル形式で、“電子の紙”とも称されます 。本記事では、社内文書をPDF化することによって得られるメリットや活用方法、導入時のポイントについて解説します。

PDF化のメリット

書類をPDF化することで、企業活動にもたらされる主なメリットを以下にまとめます。

• コスト削減: 紙の使用量を減らすことで、用紙代やプリントのトナー代といった印刷コスト、郵送費や切手代などの発送コストを大幅に削減できます 。また、書類をファイルやキャビネットで保管する必要がなくなるためオフィスの保管スペースが不要になり、その分の賃料コストも抑えられます 。

• 業務効率化: 文書をPDF化すればパソコン上でキーワード検索が可能となり、必要な情報を素早く探し出せます。紙の資料だと目的の書類を探すのに時間がかかりますが、PDFファイルなら瞬時に見つけることができます 。さらに、印刷・製本や書類の配布にかかっていた手間を省けるため、業務のリードタイム短縮や生産性向上にもつながります 。

• セキュリティ強化: PDFにはパスワード設定や暗号化などのセキュリティ機能を付与できます。機密文書をPDF化する際にこれらを設定すれば、情報の漏えいや改ざんを防止し、安全に共有・保存することが可能です 。紙の書類のように紛失・盗難のリスクを減らせる上に、アクセス権限のある人だけが閲覧できるよう制御することで情報管理レベルを高められます。

• データの一元管理: 紙資料をPDFに置き換えることで、社内の文書を一箇所に集中的に保管・管理できます。電子データは長期間保存しても劣化せず、バックアップも容易なため、紛失対策がしやすく災害時の焼失リスクも低減できます 。クラウドストレージなどと組み合わせれば、部署や拠点をまたいで文書を共有しつつ、最新版を常に維持できるという利点もあります。

PDFの活用方法

PDF化した文書はさまざまな場面で活用できます。ここでは代表的な活用方法を紹介します。

クラウドストレージと連携した文書管理

社内文書をクラウド上に保存することで、場所を問わず必要なときにアクセスできます。メール添付やクラウドストレージ経由で瞬時に資料を共有でき、紙のように手作業でコピーや配布をする手間もありません 。異なるOSやデバイス間でもレイアウトを崩さず閲覧できるPDFの特性により、社内外でスムーズな情報共有が可能です 。ただし機密情報を共有する際には、アクセス権限の設定など適切なセキュリティ対策も併せて行いましょう 。

電子署名を活用した契約・承認プロセス

PDF上で電子署名（デジタルサイン）を行えば、契約書や稟議書の締結・承認をオンラインで完結できます。紙の契約書のように郵送や対面での押印が不要になるため、契約手続きを飛躍的にスピードアップでき、郵送のリードタイムを大幅に短縮できます 。また、紙代・印刷代・収入印紙代・郵送代などもかからずコスト削減につながります 。電子署名を活用することで場所に制約されないワークフローが実現し、リモート下でも迅速かつ確実に合意形成が可能です。

OCR技術を利用した文書検索の効率化

紙の資料をスキャンしてPDF化する際に、OCR（光学文字認識）を適用すると画像上の文字をテキストデータ化できます。文字情報が埋め込まれたPDFであれば、パソコンの検索機能から目的のキーワードを入力して該当箇所を瞬時に見つけ出すことが可能です 。OCR処理を行わず単に画像データのままでは全文検索ができないため、既存の紙資料をPDF化する際はOCR機能を積極的に活用することが重要です。

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モバイル活用（外出先での閲覧・編集）

タブレットやスマートフォンにPDF資料を入れておけば、外出先でも必要な情報をすぐ参照できます。例えば営業先で商品カタログや提案書のPDFをその場で見せたり、移動中に契約書の内容を確認したりと、紙の束を持ち歩かずに済む利便性があります。PDFは閲覧するデバイスを選ばないため、自宅のPCから社用スマホまで同じ資料を共有でき、場所や時間に縛られない働き方を可能にします 。また、最近ではスマホのPDF編集アプリで簡単な注釈や修正を加えることもできるため、出先での軽微な訂正作業にも対応しやすくなっています。

導入のポイント

社内でPDF化を進めるにあたって、押さえておきたい導入のポイントを解説します。

• PDF変換ツールの選び方: 文書をPDFに変換する方法は、Microsoft Officeから直接PDFで保存する、複合機やスキャナーで紙をスキャンする、オンラインの変換ツールを使う、スマホのスキャンアプリを使う等さまざまです 。自社の文書量や業務形態に合ったツールを選定しましょう。特に無料のオンラインPDF変換サービスは手軽な反面、セキュリティ上のリスクがあるため、企業の重要書類の変換には使用しない方が良いとされています 。信頼できるソフトウェアやサービスを利用し、必要に応じてOCR機能付きのものを選ぶと効率的です。

• 自社ワークフローに合わせた導入方法: 現在の業務フローに無理なくPDF化を組み込むことが成功のカギです。まずは電子化の優先順位を決め、重要度の高い書類から段階的にPDF化を進めましょう。紙からPDFへの変換時にはレイアウト崩れがないか確認し、ファイル命名規則を決めておくと後々の管理が楽になります 。また、経理関連書類など法令で保存形式が指定されているものについては、電子帳簿保存法など該当する規則を遵守する必要があります 。社内への周知・教育も行い、紙運用からデジタル運用への移行に伴う戸惑いを軽減しましょう。

• セキュリティ対策の徹底: PDF化したデータを安全に運用するため、適切なセキュリティ対策が欠かせません。例えば、機密性の高いファイルには開封時にパスワードを要求する設定を施したり、文書自体に電子証明書を付与して内容を暗号化し、許可された人だけが閲覧できるようにします 。クラウドストレージで文書を共有する場合は、閲覧権限や編集権限をユーザーごとに細かく設定し、社外への情報流出を防ぎましょう 。加えて、ウイルス対策ソフトの導入や定期的なバックアップなど、基盤となるITセキュリティも強化しておく必要があります。

まとめ

社内文書のPDF化は、紙の使用量削減によるコストカットや業務の効率化、セキュリティ強化など多くのメリットをもたらします。文書管理のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する上でも、PDF化は基盤となる重要な取り組みです 。実際、リモートワークの定着や企業間取引のデジタル化に伴い、書類のPDF化なしには業務が成り立たないケースも増えてきています。社内の情報共有や処理を迅速化し、生産性を向上させるために 、今後ますますPDFの活用が進むでしょう。早めに文書の電子化に着手し、効率的かつ安全な情報管理体制を整えることが、これからのビジネスにおける競争力強化につながります。

参考文献・情報源:

• 京セラドキュメントソリューションズ「会社の書類をPDF化するメリットと注意点｜電子化が注目される理由」
• スマートゲート「書類をPDF化するには？データ化のメリットと注意点」
• NAVI電子帳票コラム「紙の書類をPDF化する方法とは？電子化のメリットや注意点も解説」
• GMOサインブログ「PDFの契約書を使うメリット・デメリット」
• そのほか各種Web記事・資料